業務量を可視化する優先順位付け【元リクルート役員が伝授！】

yoshihisa togashi
4月13日
読了時間: 10分

マネジメント総数10,000人以上！元リクルート役員で弊社、株式会社エクスペリエンサー取締役冨塚優（通称：トミー）が主催する、人材育成、組織開発のナレッジが詰まったYOUTUBEチャンネル「ポケカルビジネスTV」の内容をダイジェスト版としてご紹介していきます。

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【この記事（業務量を可視化する優先順位付け）で書かれていること】

・部下に余裕がない場合、どうすればホワイトスペースを作れるかを一緒に考える

多忙な部下にさらに仕事を任せる時のお願いの仕方

（ヒガキ）今回もですね、前回好評のトミーさんから急に質問をいただくっていうコーナーをちょっと僕ドキドキなんですけど、やっていきたいと思います。

（トミー）前回と同じ感じで私が聞くってことなんで今日は多分ヒガキさんも準備を結構されているという風に思いますんでですね、いってみたいと思います。今日のお題はですね、忙しい、今忙しいですね非常にね。年度始まってね、っていう中で忙しいメンバーにですね、さらに追加で仕事をお願いしないといけないとこういう状況に陥ってしまっている今、管理職としてどのように自分の配下のメンバーにお願いをするのか。上手なお願いの仕方というのをヒガキさんにレクチャーをしていただきたいと思います。よろしくお願いします。

（ヒガキ）ちょっと前回のところで学んだテクニックを一つ。

（トミー）テクニックですか。僕はテクニックを伝えたくはないんですけどね。

（ヒガキ）まずあれですね、ちょっと呼び出しまして、メンバーをですね呼び出しまして、「大変忙しい、いつも頑張ってくれてる中、申し訳ないんだけど」というところでちょっと切り出しをします。

（トミー）申し訳ない。

（ヒガキ）いつも頑張ってくれてありがとうっていうところを伝えつつ、ちょっと今日は申し訳ない。ちょっと困ってることがあって、申し訳ないことを伝えなきゃいけないんだけどっていう話で、ちょっと切り出します。

（トミー）何なんですか？

（ヒガキ）また新しいプロジェクトをやろうと思っていて、それをやるにあたって、ちょっと仕事忙しいのは分かってるんだけれども、君に一緒にやってもらいたいんだよね。

（トミー）何でですか？

（ヒガキ）もう君しかできる人がいないと正直僕は思っていて…

（トミー）いやいやいやハラダさんとかオオサワくんとか、他にもいると思うんですけど。

（ヒガキ）色んな仕事ぶりとかを見た時に、今回この確実にやってくれるっていうところがキーになるプロジェクトなので一番確実にやってくれる君にやってもらいたいなって。

（トミー）ちょっと今無理ですね。ちょっとそこまで手が回らないと思います。

（ヒガキ）っていう感じで僕は終わっちゃう。

（トミー）これは終わっちゃいましたね。

（ヒガキ）ここがやっぱり僕は難しいので、いつもこの後は、「そっか～」って言って自分でやってしまう。

（トミー）そうなのね。

（ヒガキ）そうっすねこういうパターンですね。

（トミー）なるほどね、ちょっと総論すぎだよね今の。

（ヒガキ）なるほど。君しかいない感がですか？

（トミー）君しかいないって言われたって何で俺じゃなきゃいけないのと、全く分かんないよね。もう少しちょっと具体的に何かをイメージしてもらう。実際の仕事としてどういう風に依頼すればいいのかって。

（ヒガキ）そうですね。

具体的に現在の業務時間を確認しにいく

（トミー）現実的な話よ、よく僕がやってたパターンで言うとね、ちょっとヒガキいい？って言って、はい何ですか？今さ、やってもらってる仕事って何があったっけ？

（ヒガキ）今ですと、新規事業の検討と、ゲームギルド事業っていうのの統括、あとはNFTっていう商品の販売営業ですね。

（トミー）営業ね。

（ヒガキ）それがメインですかね。

（トミー）これどれぐらいそれぞれ時間かかってるの今？

（ヒガキ）そうですね。

（トミー）新規の検討っていうのは、大体1週間で考えると何時間ぐらい使ってんのこれに？

（ヒガキ）大体8時間ぐらいすかね。

（トミー）8時間。ゲームギルドの運用は？

（ヒガキ）20時間ぐらい。

（トミー）20時間ぐらいでNFTの営業は？

（ヒガキ）5時間ぐらいすかね。

（トミー）5時間。そうすると合わせると33時間だね、1週間。

もうちょっとやってるでしょ？何やってん他には。

（ヒガキ）あとはメンバーのフォローとか。

（トミー）メンバーからの相談とか対応ってどれぐらいやってるの？

（ヒガキ）5時間ぐらいですかね。

（トミー）1日1時間ぐらい。5時間、これで全部で38時間だね。まだ余裕がありそうですね。

（ヒガキ）そうですね。そうですね余裕がありそうですね。

（トミー）そこでなんだけどさ、今度新しく考えてるのはこのギルドをね、今の仕組みではなくて、新しい障がい者の方々に向けても対応できるゲームっていうのが、今度新しく開発されたんで、その方々を対象にギルド運営をするという。その仕組みのプランをちょっと考えて欲しいと思っててさ。

大体そうだな週に4時間～5時間ぐらいかけてやってほしいなと思うんだけど今の感じだったら43時間だから何とかなると思うんだけど、できるよね？

（ヒガキ）はいできます。ってなりますね。ちなみに、既に超過してたらどうするんですか？

部下に余裕がない場合、どうすればホワイトスペースを作れるかを一緒に考える

（トミー）超過してたら削らせる。

（ヒガキ）そこから？

（トミー）そう。例えば今、新規が8時間って言ってたけど、いやこれ20時間はかかってますわと、ゲームギルドも20時間かかってますよとNFTの営業5時間にメンバー対応5時間ですっていうとこの時点で50時間。だからもう残業してんすよと。なるほど。新規の検討20時間って何で20時間かかってんの？ゲームギルドの検討ってさ、20もかかる？1日4時間ぐらいかかってるわけ？何で4時間かかってんの？

（ヒガキ）確かにそうっすね。

（トミー）分かってんだよ。分かっていてそこにアドオンしなきゃいけないってことは、何かを減らさない限り入らないってことはもう事前に分かってるじゃないですか。だから、もうちょっと多くいいのになと思いながら聞いてた話は。それあの聞かれると多めに言うよねこういうのでこれ以上仕事をやらされたくないからちょっと多めに言うんだけど、って言われたら20時間をどうしてかかってるんだろうと何にどれぐらいかかってるの？それは自分でやんなきゃいけないの？他の人にもしくはこれ全部じゃなくすってことできる？みたいな、こういうやり取りをやってどうやってホワイトスペースを作るのかっていうのを、一緒に会話をしていくっていうことが必要。

（ヒガキ）確かにそうですね。なんかふわっと話をしてるだけだと新しくオーダーしたいものの優先順位、重要度と、既に彼らが彼女がやってくれてるタスクの重要度の差が分からない状態で会話になってしまうので、なんかそこ全部ちゃんとすり合わせてこっちの方が重要だから、ここで重要じゃないタスクをちょっとこれは今週は諦めようかとかっていう。

重要度と緊急度をマネージャーが判断する

（トミー）重要の度合いっていうのは、やってる本人は全て重要ですとか、全て緊急ですみたいな感じになるんで、緊急性と重要性の中でもちろん両方が高いものを最初にやるっていうのは一般的に当たり前だけど、これがなかなかそういう風に分布できない人が結構多いわけですよ。

何でもかんでも、いやこれも急ぎで、これも重要なんですよみたいにね、言うから、やってることを聞いてこれはもちろんこっちがオーダーしてるわけだから分かってはいるんだけど、それにどれぐらいの時間をかけて優先順位でやってんのかっていう話を聞きながら、いやこれは下げてもいいよと、これ時間減らしていいよ、実は新しくやってもらうことの方が自分の中で重要だからっていう思いの中でコントロールしてもらうってことですよ。

（トミー）じゃあもう1回やってみましょうか？あ、ちょっとヒガキくんいい？

（ヒガキ）はい。

（トミー）今さ、1週間何時間ぐらい時間かけてる？仕事に。

（ヒガキ）そうっすね50時間ぐらいすかね。

（トミー）50時間ってことは1日10時間、1日10時間っていうと、大体今何時に来て何時に帰ってるの？9時に来て、20時に帰ってるぐらいな感じ？

（ヒガキ）はい。そうですね。

（トミー）なるほど、これさ8時に来て22時までいれる？

（ヒガキ）いやーどうですかね…

（トミー）嘘だよ、嘘だよ、嘘だよ！そんなことは言ってない。それは困るので大体本来であれば、何とか9時間とかね、いうところに収めたい。せめて9時に来たら19時ぐらいまでには帰りたいよねというところを今20時までやってもらってんだけどさ、50時間って何にどれぐらい時間かかってんの？一番さあ、時間がかかってるものって何？

（ヒガキ）新規事業の検討ですかね。

（トミー）新規の検討ね、これが大体50時間のうちどれぐらいかかってんの？

（ヒガキ）20時間ぐらい。

（トミー）20時間ぐらいね、次にかかってるのは？

（ヒガキ）ゲームギルドの運営管理ですね。

（トミー）ギルドの運営、ヒガキは何を運営でやってるの？

（ヒガキ）手を動かしてる部分もあれば、マネージャーというか、メンバーたちがやってくれてる業務を確認したり、コントロールしてる。

（トミー）手を動かしてるのは何をどれぐらいの時間かけてやってるの？

（ヒガキ）そうですね、ゲームをプレイしたり。

（トミー）それは別にヒガキやらなくてもいいんじゃない。

（ヒガキ）そうっすね、確かに。

（トミー）それ何で？そのメンバーもまた時間が超過しちゃうかとかそういうことなの？